導入事例 - 試験運用業務受託サービス

公的機関としての厳正さと、民間企業に負けないスピードを。

業務全体の深い理解から有効な改善提案が生まれる。

新たな方法を模索していた当時、検索でヒットしたのが日本ユニシス・サプライのWeb サイトでした。「データ管理やシステム開発など、部分的に対応できる業者はたくさんありました。しかし申込受付から受講者のデータ管理、演習会場への発送業務、演習の出欠チェック、試験のマークシート読み取り、そして修了証書の印刷・発送まで、業務全体を一括してまかせられる企業はなかなか見つかりませんでしたね」（教育事業部 主事：来住 美紀子氏）

候補となった数社から発注先を選ぶ決め手になったのは、担当者の理解の深さ、レスポンスの早さ、そして的確な提案力でした。発注側としても「相手にとってなにがわからないのかがわからない」という状況のなか、業務担当者とIT担当者がコンビを組んでヒアリングを重ねることで、業務の流れを深く理解したうえで適切な提案を打ち出すことができたのです。

斬新なアイディアで積年の問題を解消。

その成果が早くも顕著に現れたのが、Webによる申込受付のスタートでした。それまでの受付は郵送のみ。受講者にとっては自宅から手続きができるうえに申込時に会場を確定できる点が好評でした。同時に同センター側では個人データの入力などを省くことができ、業務全体の効率化に大きく貢献しました。現在ではWebからの申込が約88%を占めています。

さらに同センターの担当者を驚かせたのが、受講者にあらかじめ受講番号のバーコードシールを配付し、修了試験の答案にそのまま貼ってもらうというアイディア。これにより積年の懸案事項だった受講番号の記入ミスによる業務の遅滞が解消されました。この手法は低コストでアナログの情報をデジタル化した成功事例として社内外から高く評価されました。加えてデータ・帳票の見直しや統合も積極的に進められ、大幅な業務のスリム化が実現しました。

これらのトータルな改善提案も活かした同センターの受講者サービス向上により、一時期は減少していた同センターの受講者数は再び増加に転じて現在に至っています。「私たち公益法人にもいっそう高いコスト意識が求められています。どんどん改善提案をしていただき、効率化を伴ってコストを下げられればおたがいにとってハッピーですよね。これからもご協力をお願いします」と並木氏。

ますます大きな期待が日本ユニシス・サプライに寄せられています。